Sve više se u komunikaciji za vrijeme radnog vremena koriste brži načini dopisivanja poput chata, MSN-a, Skype-a i slično. E-mail i dalje ima svoju ulogu, ali istraživanja pokazuju da korisnici više vole brže ili instantnije načine dopisivanja poput gore navedenih. Međutim da bi vaše dopisivanje bilo bezbolno i bez posljedica morate se pridržavati i određenih pravila i savjeta.
Raspitajte se o tome ima li vaša kompanija određenu politiku o dopisivanju. Ako da, pobrinite se da saznate o nepodržavanom korištenju dopisivanja, kao i posebna pravila koja se tiču i slanja i primanja poruka i priloga.
Iskoristite privatnost dopisivanja. U mnogim okruženjima koja dopuštaju dopisivanje, zaposlenici mogu komunicirati međusobno bez ometanja suradnika ili bez da se oni ubacuju u razgovor. No, prije nego počnete tipkati, pročitajte broj 3.
Vaše se poruke mogu pročitati. Ako su instantne i izbrišete ih brzo, ne znači da ih se ne može pregledavati ili da ih primatelj ne može arhivirati. Suzdržite se od uključivanja osobnih podataka, povjerljivih informacija ili bilo kakvih drugih škakljivih tema.
Budite svjesni virusa. Mnogi programi za dopisivanje su besplatni. Ako koristite takav program, pobrinite se da informatičari u vašoj firmi mogu poduzeti sigurnosne mjere kako mreža vaše kompanije ne bi bila ugrožena.
Nemojte koristiti sladunjave nadimke na poslu. Uvijek održavajte profesionalni imidž. Klijenti ne žele slati poruke nekom tko se zove ‘mala slatkica’ ili ‘vrući komad’.
Neka vaši osobni i profesionalni kontakti budu odvojeni. Samo zato da se ne bi dogodilo to da netko ne dobije neku… neprikladnu poruku.
Oprez sa izražavanjem. Iako se obično dopisuje u opuštenom tonu, sjetite se da ste na poslu, pa neka poruke budu prikladne.
Znajte što govorite. Prije nego počnete koristiti kratice, naučite što ona zapravo znači.
Izbjegavajte uplitanje u tračanja. Brzo dopisivanje jako pogoduje turbo brzom širenju tračeva. Izbjegavajte uplitanje u to ili ćete se opeći.
Foto: Hasloo Group Production Studio/Shutterstock