Ako imate kontakte u medijima, poznajete novinare koji se bave upravo tim temama o kojima Vi želite da ih obavjestite, naznačite njihovo ime na obavijesti. Ali obratite pažnju da imate točne podatke. I novinari se vremenom smjenjuju i djeluje vrlo neprofesionalno da obavijest pošaljete na nekoga tko više tu ne radi ili je sad na drugoj rubrici. Ako nemate dobre kontakte u medijima, obavijest pošaljite na desk-redakciju i oni će ga već prosljediti odgovarajućoj osobi.
Kojim medijima i novinarima slati obavijest?
Ovo zavisi od onoga što predstavljate u obavještaju. Utvrdite prvo koji primatelji informacija su Vaša ciljna grupa i onda izaberite medije koji dopiru do te grupe ljudi. To mogu biti nacionalni mediji, lokalni, specijalizirani… Razmislite i da li je Vaša obavijest interesantna samo “dnevnim” medijima ili na primjer i tjednim časopisima.
Rokovi za slanje obavijesti – obratite pažnju na ove rokove.
Nedjeljni mediji npr. se finaliziraju i idu u štampu obično 2-3 dana prije izlaženja i ako Vaša obavijest zakasni, za to izdanje, za sljedeću nedjelju će to već možda biti kasna vijest.
Stavite datum – istaknite datum izdavanja obavijesti kako bi bilo jasno da je vijest aktualna.
Istaknite ono što je tom mediju zanimljivo
Kako biste bili fer prema svim medijima, obavijest bi trebala svima pružati istu informaciju odnosno sve bitne sadržaje. Ali, prema potrebi, za neke medije možete malo mjenjati strukturu obavijesti pa u prvi plan istaknuti ono što će im najviše privući pažnju. Na primjer, ako u Vašoj obavijesti postoji nešto što je od lokalnog karaktera, istaknite to bolje u primjerku koji šaljete lokalnom mediju.
Razumljivost, konciznost
Obavijesti treba pružiti bitne informacije, da bude jasno i ne previše dugačko. Treba odmah viditi šta je tema te obavijesti (samo iz naslova “Obavijest za medije”, to se ne vidi). Počnite od najbitnijih informacija a one nevažne izostavite ili, ako je baš potrebno, ostavite za kraj. Nemojte prenatrpavati obavijest nepotrebnim podacima i objašnjenjima. Time samo otežavate čitanje i razumjevanje teksta i komplicirate novinarima život jer oni rade po kratkim rokovima i uglavnom nisu raspoloženi da čitaju Vaše romane.
Citati
Ako citirate neku osobu iz svoje organizacije/kompanije, neka to bude neki od viših funkcionera. To je za novinare i javnost puno interesantnije nego izjava potparola ili PR-a.
Fotografija
Ako tema obavijesti zaslužuje dobru fotografiju, onda je i osigurajte. Mada, neki novinari će radije sami fotografirati što je potrebno nego da koriste fotografiju koja je poslata svim medijima.
Konferencija za tisak
Ako pozivate novinare na konferenciju, izbjegnite ovu grešku u nazivu. Ne zovete valjda na konferenciju samo novinare iz tiskanih medija? Konferenciju nemojte sazivati bez dobrog razloga, odnosno ako sve što kažete može ljepo stati i u jednu obavijest za medije. I sebi i njima štedite i vrijeme i novac.
Ostavite svoje kontakt podatke
Uslučaju da novinara zanimaju još neke dodatne informacije, ostavite svoje kontakt podatke kako bi Vas mogli kontaktirati. Naznačite koja je Vaša funkcija/pozicija.
Nemojte pritiskati novinare
Svaki medij ima svoju uređivačku politiku i na njima je da odluče da li će neku vijest objaviti ili ne i kako će je obraditi. Djeluje vrlo neprofesionalno kada PR poslje slanja obavijesti zove novinare da pita zašto obavijest nije objavljena, inzistira da se objavi ili traži da se novinski tekst objavi bukvalno kao prepisana obavijest.
Foto: U.P.images_vector/Shutterstock